U hebt wekenlang gezocht, gesprekken gevoerd en eindelijk de juiste persoon gevonden. En dan staat die maandagochtend aan de balie terwijl de IT voor uw nieuwe medewerker nog nergens klaar staat. Geen toestel, geen mailadres, geen toegang tot de map waar hij mee moet werken.
Het gebeurt vaker dan u denkt, en het is zelden kwade wil. De aanwerving loopt via de zaakvoerder of de boekhouding, en niemand heeft eraan gedacht om dat door te geven aan wie de computers beheert.

Wat het kost als het niet klaar is

Reken het even door. Een medewerker die de eerste dag vooral wacht, kost u een volledige dagloon zonder opbrengst. De collega die hem probeert te helpen, verliest er ook een halve dag mee. En de eerste indruk die uw bedrijf maakt, is er een van rommeligheid.
Erger nog is de noodoplossing die daarna blijft hangen. Iemand leent een oude laptop uit de kast, iemand anders deelt snel zijn eigen wachtwoord, en zes maanden later werkt die medewerker nog altijd zo.

De IT voor een nieuwe medewerker in vier stappen

• Het toestel. Een laptop of pc die volledig geconfigureerd klaarstaat, met de programma’s die bij zijn functie horen. Niet een leeg toestel waar iemand nog een halve dag aan moet werken.
• De accounts. Een mailadres, een Microsoft 365-licentie en toegang tot de gedeelde documenten. Dit is meteen het moment om te bepalen tot welke mappen hij wel en niet moet kunnen.
• De telefonie. Een intern nummer, een plaats in de juiste belgroep en zijn gegevens in het telefoonboek. Met een centrale in de cloud is dat een kwestie van minuten.
• De begeleiding. Iemand die de eerste dag toont hoe alles werkt en bij wie hij terechtkan wanneer iets hapert.

Toegangsrechten zijn geen kopie van een collega

De snelste manier om rechten toe te kennen is ze kopiëren van iemand met dezelfde functie. Dat is ook de manier waarop een magazijnier na twee jaar nog altijd in de loonmap kan.
Neem dat moment om te bepalen wat iemand echt nodig heeft. Dat kost eenmalig tien minuten en bespaart u een vervelend gesprek wanneer er ooit iets uitlekt.

Denk ook aan wat er daarna komt

Een start is zelden een eenmalige actie. Na een maand blijkt dat iemand toch een tweede scherm nodig heeft, of toegang tot een map waar niemand aan gedacht had. Plan daarom een kort moment na vier tot zes weken waarop u vraagt wat er nog ontbreekt. Dat kost vijf minuten en voorkomt dat iemand maandenlang stil zit te sukkelen met een halve werkplek.

Eén melding volstaat

In bedrijven waar dit vlot loopt, is er één afspraak: wie een aanwerving afrondt, geeft de startdatum en de functie een week op voorhand door. De rest gebeurt automatisch.
Werkt u met een vaste maandprijs per gebruiker, dan groeit uw IT-kost gewoon mee met uw team. Er is geen aparte offerte en geen discussie over wat de installatie kost.
Delta Technics regelt dit al meer dan vijftien jaar voor KMO’s in Limburg. Wilt u weten hoe u dit bij u vlot laat verlopen? Neem vrijblijvend contact op via 011 49 57 87.