December is voor de meeste KMO’s een drukke maand, maar ook een van de weinige momenten waarop er even lucht komt tussen kerst en nieuwjaar. Een goede IT-checklist voor het jaareinde neemt één namiddag in beslag en voorkomt dat u in januari met verrassingen zit.
Hieronder acht punten. U hoeft ze niet allemaal zelf te doen, maar u wilt wel van elk punt weten hoe het ervoor staat.

Wat u zelf kunt nakijken

• Controleer of uw back-up nog doorloopt. Niet of hij bestaat, wel of er de voorbije week effectief iets bewaard werd en of u een bestand kunt terughalen. Een back-up die u nooit getest hebt, is een belofte, geen zekerheid.
• Overloop wie nog toegang heeft. Elk bedrijf heeft accounts van mensen die al lang vertrokken zijn, van een stagiair van vorige zomer of van een externe die één project deed. Die zet u nu uit.
• Bekijk de toestellen die klagen. Welke laptops zijn traag, welke krijgen geen updates meer? Die lijst hebt u nodig voor uw budget van volgend jaar, en nu is het moment om ze samen te stellen.

Boekhoudkundige zaken

• Zet uw softwarelicenties op een rij. Betaalt u nog voor gebruikers die er niet meer zijn? Voor een pakket dat niemand nog opent? Dat soort abonnementen loopt stilletjes door.
• Kijk uw contracten na op opzegtermijnen. Telecom, printcontracten en onderhoudsovereenkomsten verlengen vaak automatisch. Wie pas in maart kijkt, zit meestal al vast voor een jaar.
• Maak een IT-budget voor volgend jaar. Vervangingen, licenties, abonnementen en een post voor het onverwachte. Wie dat op papier zet, krijgt zelden nog een factuur die niemand zag aankomen.

Wat u aan uw IT-partner vraagt

• Vraag een overzicht van uw IT-park. Welke toestellen staan er, hoe oud zijn ze, welke draaien nog op software die geen updates meer krijgt. Zonder dat overzicht is elke planning giswerk.
• Laat uw beveiliging nakijken. Draait de antivirus overal, zijn de updates uitgerold, staat meervoudige authenticatie aan waar het moet? U kunt ook zelf nakijken hoe uw organisatie ervoor staat met de gratis hulpmiddelen van het Centrum voor Cybersecurity België.

Zaken die u nu al vastlegt voor volgend jaar

Een checklist die u één keer doorloopt, levert minder op dan een afspraak die blijft staan. Leg daarom meteen vast wanneer u dit volgend jaar opnieuw doet, en wie welk stuk voor zijn rekening neemt.
Noteer ook wat u dit jaar niet kon beantwoorden. Precies die punten zijn wat u van uw IT-partner mag verwachten in het jaar dat komt.

En dan de kerstperiode zelf

Twee praktische zaken die vaak vergeten worden. Zet uw telefonie op de juiste boodschap en doorschakeling voor de dagen dat er niemand is, en spreek af wie bereikbaar is bij een ernstige storing.
Een bedrijf dat in die periode stilligt zonder dat iemand het merkt, komt op 2 januari van heel ver.

Samen doorlopen

Wilt u deze checklist niet alleen doen? Wij overlopen ze graag samen met u, en u weet meteen waar de zwakke punten zitten. Neem vrijblijvend contact op via 011 49 57 87 of kom langs op de Groenstraat 6/2 in Bilzen-Hoeselt. Delta Technics werkt al meer dan vijftien jaar voor KMO’s in heel Limburg.