Wanneer een medewerker vertrekt, gaat de aandacht naar de opzeg, de overdracht van dossiers en het afscheid. De IT komt er meestal bekaaid vanaf. De laptop wordt ingeleverd, en daarmee stopt het.
Het gevolg ziet u bij bijna elke KMO waar wij binnenkomen: accounts die twee, drie jaar na datum nog actief zijn. Mailboxen die niemand meer leest maar wel blijven bestaan. Toegang tot de bestandsserver voor mensen die intussen bij een concurrent werken.

Waarom dat een probleem is

Elk openstaand account is een deur. Een deur waar niemand nog naar kijkt, waar het wachtwoord nooit meer verandert en waar geen enkele collega merkt dat er iemand binnenkomt.
Daarnaast betaalt u ervoor. Een Microsoft 365-licentie voor een account dat niemand gebruikt, kost elke maand geld. Bij vijf oude accounts loopt dat op tot een bedrag waarvan u schrikt.
En er is een derde reden. U bent verantwoordelijk voor de persoonsgegevens van uw klanten en medewerkers. Een ex-collega die nog bij het klantenbestand kan, is niet alleen een vertrouwenskwestie maar ook een wettelijke.

Wat u regelt op de laatste werkdag

• Zet de accounts uit, verwijder ze nog niet. Uitzetten sluit de deur onmiddellijk. Verwijderen kan later, wanneer u zeker weet dat er niets meer nodig is uit die mailbox.
• Schakel de mailbox door. Klanten blijven nog maanden naar het oude adres mailen. Een doorschakeling naar de collega die overneemt, voorkomt dat bestellingen of vragen in een zwart gat verdwijnen.
• Trek de toegang van buitenaf in. Denk aan de VPN, aan toegang tot uw boekhoudpakket, aan gedeelde mappen in de cloud en aan accounts bij leveranciers of portalen die op zijn naam staan.
• Vraag de toestellen terug. Laptop, telefoon, eventueel een toegangsbadge en sleutels. Noteer wat er terugkomt, zodat u niet achteraf zoekt waar dat ene toestel gebleven is.

Wat u niet mag vergeten

Bedrijfsgegevens staan vaak ook op privétoestellen. Een medewerker die zijn zakelijke mail op zijn eigen gsm had staan, neemt die mee. Bij een goed opgezette omgeving kunt u de bedrijfsgegevens van zo’n toestel wissen zonder aan zijn privéfoto’s te komen.
Vergeet ook de gedeelde accounts niet. Het wachtwoord van het algemene infoadres, de socialemediapagina’s of het klantenportaal: iedereen die het kende, kent het nog altijd.

En de gegevens die hij achterlaat

Bij een vertrek verdwijnt vaak ook kennis. Bestanden die enkel op zijn persoonlijke schijf stonden, afspraken die alleen in zijn mailbox te vinden zijn, een klantendossier dat hij in zijn hoofd had zitten.
Spreek daarom een week voor de laatste werkdag af wat er overgedragen moet worden en waar dat komt te staan. Dat is geen wantrouwen, dat is gewoon goed beheer. En het is veel makkelijker om het te vragen terwijl iemand nog aan het werk is dan een maand later te bellen met de vraag waar iets staat.

Maak er een vaste lijst van

Dit hoeft geen werk te zijn dat u elke keer opnieuw bedenkt. Eén lijstje dat de zaakvoerder of de personeelsverantwoordelijke doorloopt op de laatste werkdag, volstaat. Uw IT-partner voert de technische punten uit zodra hij het seintje krijgt.
Wilt u zo’n lijst op maat van uw bedrijf? Wij stellen ze graag samen met u op. Neem vrijblijvend contact op via 011 49 57 87. Delta Technics ondersteunt KMO’s in heel Limburg, vanuit Bilzen-Hoeselt.